Group Decision Room review

Het ministerie van VROM heeft de beschikking over een versnellingskamer of Group Decision Room (GDR). Hiermee is de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan. Gemiddeld worden er 90 sessies per jaar gehouden. VROM heeft de ervaringen met de versnellingskamer in kaart gebracht. Ook door andere overheden is deze decision room te reserveren.

Group Decision Room review

Tot 50% tijdwinst

In de GDR staan twaalf laptops. Via een netwerk zijn deze computers met elkaar verbonden. Deelnemers kunnen meningen en ideeën gelijktijdig intikken. Deze parallelle wijze van vergaderen geeft een aanzienlijke tijdwinst. In termen van efficiency zijn besparingen tot 50% mogelijk.

Anoniem

De deelnemers geven hun mening en hun stem anoniem. Het nut van een GDR ligt dan ook vooral in het anoniem commentaar geven op anoniem ingebrachte meningen. Die commentaren kunnen daardoor 'harder' zijn dan gebruikelijk en de discussie verhelderen. Ook bevordert anonimiteit het inbrengen van ideeën die een beetje 'wild' kunnen overkomen. Deze ideeën worden plenair vaak niet uitgesproken. Jammer want ze kunnen een vertrekpunt vormen voor innovatieve oplossingen.

De juiste mensen aan tafel?

Telkens bleek hoe belangrijk het was dat voor ieder probleem de juiste mensen in een GDR aan tafel zitten. Mensen worden niet slimmer wanneer ze achter een computer kruipen. Ze krijgen ook niet meer kennis van zaken. De oplossing van een probleem moet potentieel al in de groep zitten. Dit betekent dat het probleem een echte probleem moet zijn, vaak is dit niet het geval. VROM verplicht daarom voorafgaand aan een sessie een uitvoerige intake.

Groepsdenken is een valkuil

Uit de evaluatie van de GDR bleek verder dat gedurende een sessie de eenheid in een groep met een grote samenhang afneemt. Bij een groep met een lage cohesie neemt deze tijdens een sessie juist toe.

Een groep met een grote cohesie is vatbaar voor groepsdenken. Ondanks de anonimiteit is dit een belangrijke valkuil. President Rooseveld zei eens: "Als een beslissing complex en belangrijk is en iedereen is het met elkaar eens, geloof het dan niet".

Eenvoudiger onderhandelen

Bij een plenaire onderhandeling wil groepsdenken wel eens een probleem zijn. Ieder voorstel wordt getoetst aan het vermeende belang van de subgroep waartoe iemand behoort. De verschillen lijken alleen maar groter te worden. In een GDR is het onbekend wie de afzender is. De verschillen blijken vaak kleiner dan oorspronkelijk gedacht. Een GDR maakt de onderhandeling eenvoudiger.