Ideeënmanagement

De Belastingdienst heeft ideeënmanagement ingevoerd. In het helder geschreven boek Ideeënmanagement : gebruik ideeën, motiveer mensen geeft de Belastingdienst een openhartig kijkje in de eigen keuken. Handige tips voor het invoeren van ideeënmanagement.

ideeënmanagement

Arbeidsmotivatie

De Belastingdienst ziet ideeënmanagement als: het faciliteren van het vangen, registreren, selecteren, beoordelen en invoeren van spontaan ontstane ideeën van medewerkers door een professionele organisatie. Verrassend is dat de Belastingdienst ideeenmanagement primair heeft opgezet voor het vergroten van de arbeidsmotivatie.

Professionele aanpak vereist

Een belangrijk inzicht dat de casus van de Belastingdienst biedt, is dat ideeenmanagement veel betrokkenheid en organisatiekracht vereist. Vanaf de start zijn ruim 3.000 ideeën ingediend. Die zijn binnen de Belastingdienst systematisch beoordeeld.

Afgewezen ideeën kregen een presentje. Een idee dat (nog) niet toepasbaar is wordt in een ideeënbank geplaatst. Ook deze indiener krijgt een bedankje. Interessante ideeën krijgen een waardebon van 50 euro en een nominatie voor de jaarlijkse Impulsprijs van de Belastingdienst. Aan deze prijs zijn geldbedragen tot 15.000 euro verbonden.

Essentie is betrokkenheid

De Belastingdienst ziet ideeenmanagement als een stap in de keten van innovatie. Om te innoveren is een organisatie nodig die gericht is op vernieuwing, verbetering en leren van elkaar. Vanuit deze visie is ideeenmanagement verder ontwikkeld en zijn er 4 pijlers geformuleerd: laagdrempelig, professioneel, transparant en motiverend. Daarbij gaat het in essentie om de betrokkenheid van de medewerkers bij de Belastingdienst.

Organisatiecultuur

De Belastingdienst kiest voor een onafhankelijke organisatie die ideeënmanagement coördineert. Bewust is er echter ook voor gekozen om de randen van de bedrijfscultuur op te zoeken. Zo zijn de procedures, verantwoordelijkheden en uitkomsten van het traject volkomen transparant. Voor iedereen is zichtbaar wat de inhoud van een advies of beslissing is, tot en met de eventuele implementatie en beloning.

8 tips van de fiscus

Voor organisatie die ideeënmanagement willen invoeren heeft de Belastingdienst de volgende tips:

  • Mobiliseer draagvlak bij het lijn- en topmanagement.
  • Ideeenmanagement is maatwerk: ontwikkel een eigen visie op het instrument in relatie tot je organisatie.
  • Voer het gekozen concept consequent door.
  • Bij de start is een slagvaardig en gemotiveerd projectteam nodig.
  • De snelheid van beoordeling is een belangrijke motivatiefactor om ideeën in te dienen.
  • Maak het zo eenvoudig en laagdrempelig mogelijk.
  • Ga zorgvuldig om met afgewezen ideeën.
  • Koppel de beloning niet aan de opbrengst van het idee. Dit voorkomt getouwtrek over de hoogte van de beloning.

Baten lastig te meten

Jammer is dat het boekje over ideeenmanagement bij de Belastingdienst weinig aandacht besteedt aan de bedrijfseconomische meerwaarde van de 70 uitgevoerde ideeën. Voor veel organisaties zal de kosten-baten afweging van doorslaggevend belang zijn om ideeenmanagement in te voeren.

De medewerkers van de Belastingdienst vinden wel dat beter naar de werkvloer wordt geluisterd. Aan dit primaire doel van de Belastingdienst heeft ideeenmanagement goed bijgedragen. Tot slot blijken de ideeën veel inspiratie te bevatten voor mogelijke bezuinigen.

Draai naar landscape voor extra kolom met methode van denktechnieken.

Vergelijkbare denktechnieken

DenktechniekFase   MoeilijkTijdPlezierMethode
Friskijker1 2 3 - ★★> 60 min★★Buiten naar binnen, advocaat duivel
Ideeenmanagement- 2 3 - ★★> 60 min★★Verzamelen, beoordelen
Group Decision Room1 2 3 4 ★★> 60 min★★Beoordelen
Preferentiemeter- - 3 - > 60 minBeoordelen
Plakfactor- - 3 4 ★★> 60 min★★Kern
Pecha Kucha- - 3 4 ★★> 60 min★★Kern
Beta test- - 3 4 ★★> 60 min★★Beoordelen
Verbeelden- - 3 4 ★★★> 60 min★★Andere context
Co-creatie- - 3 4 ★★★> 60 min★★Synergie